高中学籍档案的数字化管理

高中学籍档案的数字化管理

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摘要：随着社会的不断发展以及我国教育改革的不断深入，对于高校的学籍档案的管理也变得越来越规范化。高中学生的学籍档案是记录学生在高中三年的学习生活的主要依据。因此，高中学生学籍对于学生来讲有着十分重要的作用。因此，对于高中学生的学籍档案的妥善保管是十分重要的，因此，采用先进的信息数字化的管理方式能够更好地对档案进行建设和管理。

关键词：高中学生；学籍档案；数字化；管理；

引言：随着社会的不断的进步，我国高中学校招收人数的不断扩大，学生的学籍档案数量也在不断的增加。这样大规模的数量为学籍档案的管理带来了很大的困扰。因此，对于学生学籍档案的规范化的管理就显得尤为重要，而数字化的管理方式在学籍档案管理中有着重要的作用，这样的管理方式能够更好地适应学校学生人数的扩大，也适应了社会的不断的发展，从而提高了档案的管理效率。

学籍档案数字化管理的重要性：

随着高中学校招收人数的不断扩大，学生的档案也变得越来越多。这样的情形不利于学校对学生档案进行有效的管理。对于学校的学生学籍档案进行数字化的管理，能够减少学校对纸质化档案管理所需要的人力。与此同时，将档案通过运用数字化的技术，录入教务系统之中，从而方便管理^[1]。

学生学籍的外泄对于学校来说是非常严重的后果，不仅仅如此，学籍外泄还会造成严重的影响。并且，陈旧的纸质化储存资料是远远跟不上时代的发展。而且纸质储存不仅占用空间大，若是不严加看管，稍不留神就会造成丢失，也无处可寻。而且，如果管理员有抽烟的恶习，稍不留神会将火源引至资料存放处，资料被损毁不说，更严重可能会对查找资料的人员造成安全的影响。

除此之外，对于学籍中需要随时记录的条件，通过数字化系统，大大简便了学籍的查找以及填写，直接通过系统录入，继而保存，减少了工作量，也避免出现失误；除此之外，学校的分班制度需要对学生每年进行分班，正是因为如此，将所有学生全部进行分类十分困难，数字化的管理可以解决这样的问题。这样也能够更好地适应学校的快节奏的发展要求。运用先进的网络的数字化的技术创建一套完备的管理的体系，将学生的信息输入系统之中，便于快捷的查找、修改和浏览；这样的系统也能够帮助实现学校各个部门之间的相互协作，从而实现资源的相互分享，更好的为学生和学校进行服务。

这样的管理方式突破了传统管理的手续复杂，保管困难，容易出现错误等问题。运用数字化的管理，不仅仅会减少使用的空间，还能够便于查找。除了占用的空间大大节省，查找起来也是十分方便，只需要输入关键查找的字样即可。对于工作的进度也不会有所影响。而且学籍的管理也会使得保密性大大增强，严防资料的外泄，也使得资料的安全性大大上升^[2]。

高中学校档案管理的弊端：

在传统的高中学校中，对于学籍的管理缺乏统一的制度，并且在高校的内部每一个部分都想要按照自己的要求来进行管理，这就造成了对于档案的管理的权利并不明确，导致工作人员与工作内容脱节。

由于管理制度的欠缺，就很容易发生学生档案不能够全部进行妥善管理的情况。如果对于学生的档案管理按照年级或者是班级来进行划分，又或者是按照学号进行分类，一旦有人对档案进行改动，工作人员很难发现。

除此之外，对于档案的管理人员的素质也都是参差不齐^[3]。档案关系到学生以后的学习和工作生活，如果存在一些心怀不轨的工作人员，在接受贿赂之后对学生的档案进行修改或者是造假，这就很容易造成档案失真，这样的情况发生时，一旦没有被察觉，会造成严重的后果。

高中学校运用数字化管理学籍的有效措施：

建立学籍档案信息管理系统

在高中校园中，有很多的学生学籍档案需要管理，对于这样数量庞大的档案管理更加需要一个学籍档案信息管理系统，并对这样的学籍系统进行数字化的管理。对于学校学籍档案的信息管理系统可以通过建设学校单独的使用的网站，对学校多媒体的技术再进行提升。

提高管理人员的专业素质

高中学校学籍档案数字化管理人员的专业性如果不强，就会造成在录入学生的学籍信息以及整理信息的过程中不积极。这样就容易拖延工作的进度，对于后续的工作会造成一定的影响。

因此，对于工作管理人员的专业素质学校需要进行提升，这样能够保证完成工作的效率并且加快工作的进度。

建立完备的工作制度

做每一件事情之前都需要有规矩的约束，只有这样做事情才能够循规蹈矩，有迹可循。所以建立完备的制度，能够让管理学生档案的工作人员知晓自己的任务和管理的范围，若是造成档案丢失应当归谁负责。其次，保管整理档案是一件繁琐的事情，不同的工作人员应当要各司其职，这样才不会有谁越俎代庖，每个人也会清楚自己的职责，在恰当的时间做恰当的事情。对于日后的检查与打理也是十分方便。

学校各个部门各司其职

    对于学籍档案的信息化的管理，是需要学校各个部门进行相互协作的一项工作，这些工作需要学校各个部门共同配合录入的一个工作的过程。高中的血迹贯穿了学生三年的学习生活，所以，平时的德育的情况可以由德育处进行录入保存，学习成绩等相关知识的成绩可以让教务处进行负责录入等等，最后统一汇总交由相关的汇总部门进行录入保存。这样能够避免出现无用的劳动。

高中学校运用数字化管理学籍的意义：

数字化的管理学籍是为了能够更为方便和规范的对学生的学籍进行管理。这样的管理大大降低了档案外泄的风险，也避免了如果管理人员素质低下想要私自篡改学生档案的情况。纵然资料丢失，档案外泄，源头也是便于查找，方便及时补救，避免发生更严重的后果^[4]。而且电子的储存空间远远比现实的空间大得多，所以这样的管理减少了卷宗式的空间占用，也大大增加了方便性与快捷性。对于日后的寻找与检查，看管与整理也大有好处。这样的管理方式，是顺应了社会的发展，顺应了时代的潮流。建立完备的管理体系，增强管理系统的性能，加强管理人员的综合素质培养，这些举措都是为数字化管理建立更加完备的系统。并且，这样的方法也会避免火灾等情况的发生。

五、结束语：

由上可知，数字化的管理学生的学籍档案与文件堆积的方式相比，更加便捷，也更加便于保存。查找方便也是让人受益的好处。相反，纸质版的资料存放不仅仅占用地面面积大，使得可用的空间变小，而且安全系数也是十分的低下，全部都是纸质的资料，若是稍不留神引进了火源，那么燃烧的可能性十分的大，资料全数尽毁，要是不注意还会造成人身伤害。使用自动化不仅大大减少占用空间，查找更加方便，安全系数也是大大上升。这样的数字化整理资料，对于平日的收集打理，也会省时省力，日后的查找也会比文字的查找的更加迅速便捷，对于以后的使用与工作都会有很大的好处。

参考文献：

[1]孙莉莉.高中学籍档案的数字化管理[J].兰台世界,2017(S2):165-166.

[2]陈青云.中学档案数字化管理现状及路径分析[J].兰台内外,2017(05):26-27.

[3]纪玲.高校学籍档案管理数字化的探索与分析[J].办公室业务,2017(5):108-108.

[4]王海燕.新形势下高校学籍档案管理的思考[J].领导科学论坛,2018,123(13):76-77.